Documenten opvragen bij de overheid duurt maanden, soms jaren. De reden? Gebrek aan dwangmiddelen, slechte documentsystemen, tekort aan ambtenaren en soms gewoon tegenwerking. Gaat dat met een nieuwe wet veranderen?
Dankzij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) mag iedereen - burgers, journalisten, maar ook buitenlanders - interne documenten (memo’s, agenda's, correspondentie) opvragen bij de Nederlandse overheid. Ambtenaren hebben dan vier weken om te reageren op een Wob-verzoek. Dat kunnen ze daarna nog met vier weken verlengen. Twee maanden dus. Maar in de praktijk kampen burgers, journalisten en onderzoekers met afwijzingen en lange wachttijden op de overheidsdocumenten waar ze inzicht in willen krijgen. Het duurt soms vele maanden tot jaren langer voordat je je documenten krijgt.
(Bijna) geen dwangmiddelen
“De data op een rijtje”, schrijft Chris Bakker, journalist bij het Dagblad van het Noorden, deze week op Twitter: “6 februari: Wob-verzoek ingediend. 5 maart: brief met mededeling verdaging. 3 april: datum waarop ik een besluit zou krijgen. Sindsdien een paar telefoontjes gekregen dat het er aan zit te komen.” Chris wacht al 5 maanden op een antwoord van de overheid om documenten openbaar te krijgen. Als hij duidelijkheid probeert te krijgen door te bellen, wordt hij van het kastje naar de muur gestuurd: vijf keer in een uur doorverbonden en uiteindelijk bij een afdeling gekomen die niets met Wob-verzoeken te maken heeft.
Kan daar iets tegen gedaan worden? Om een beetje druk op de ketel te houden bij de overheid, werd in 2009 een wet aangenomen waardoor de overheid automatisch een boete kreeg als je niet op tijd een reactie ontving. Die boete kwam direct in de portemonnee van de aanvrager. Deze regeling had helaas als neveneffect dat het profiteurs aantrok. Sommige mensen waren zo creatief om Wob-verzoeken in andere documenten te verstoppen in de hoop dat het verzoek onopgemerkt bleef. Zo kregen gemeenten Wob-verzoeken die bij sollicitatiebrieven waren toegevoegd. De regeling werd door het misbruik daarom in 2016 afgeschaft.
Dwangmiddelen zijn niet helemaal verdwenen, maar de drempel ligt wel iets hoger. Nu moet je zelf beroep aantekenen bij de rechtbank als de wettelijke termijn overschreden is. “Daar moet je griffiegeld voor betalen, maar in meer dan negen van de tien gevallen win je”, verzekert ons Wob-expert Roger Vleugels.
Maar het maakt het najagen van Wob-verzoeken tijdrovend. Ralph Mooijekind is een burgerjournalist en ‘Wobt’ al sinds 2013 regelmatig bij de gemeente Haarlem. “Sinds er geen dwangsom is, moet ik elk verzoek nauwlettend in de gaten houden mocht er een ingebrekestelling nodig zijn. Daar zit best wel veel tijd in.”
Toch is het bij de verzoekers en bij ambtenaren niet breed bekend dat er nog dwangmiddelen bestaan. Het afschaffen van de automatische dwangsom heeft volgens Vleugels zo een “bijna komisch slecht effect” gehad op de afhandeling van Wob-verzoeken. Omdat ook ambtenaren denken dat er geen dwangmiddelden zijn, beslissen ze volgens hem nog veel trager: “De termijnoverschrijding is enorm uit de hand gelopen. Meer dan 80% van de verzoeken duren langer dan de wettelijke twee maanden en tijdens de wet dwangsom was dat de helft.”
Als jurist is Vleugels wel tevreden met het afschaffen van dwangsom: “De huidige dwangsomregeling is effectiever dan die tijdens de Wet dwangsom. Toen betaalden organen braaf die 1260 euro en verder stond je met lege handen. Nu krijg je in meer dan de helft van de zaken alsnog een beslissing over een verzoek en zo niet, dan volgen veel hogere dwangsommen.”
Terwijl er incidenten bestaan van mensen die een paar ton aan dwangsommen hebben geïnd, zoals deze bij het ministerie Ministerie van Justitie, ze lijken meer uitzondering te zijn geweest dan regelmaat. De Rijksuniversiteit Groningen schatte in 2014 dat er door alle gemeenten bij elkaar per jaar niet meer dan 428.000 euro aan dwangsommen betaald is. Ook de ministeries hebben zelden meer dan enkele duizenden euro per jaar aan Wob-gerelateerde dwangsommen betaald.
In de bovenstaande grafiek zijn een paar uitschieters te vinden, zoals het ministerie van Economische Zaken, dat voor veel dwangsommen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) moest opdraaien. Het ministerie is verantwoordelijk voor de autoriteit. Het hoge aantal dwangsommen kwam niet door misbruik van de boeteregeling, maar er was een aantal andere oorzaken, zoals digitale systemen die niet op elkaar aansloten, systemen die niet ingesteld waren op openbaarmaking, verhoogde complexiteit van de verzoeken en veel belanghebbenden die toestemming moesten geven voor publicatie van documenten en dan was er ook nog een tekort aan ambtenaren en juristen. “Daardoor lukt het in meerdere gevallen helaas niet om het verzoek binnen de wettelijke termijnen af te doen. Dat betreuren wij”, zegt de woordvoerder van de NVWA.
Lees ook: Nederlandse overheid heeft minder pottenkijkers dan andere landen
Gewoon rommelig
Het verhaal van de NVWA staat niet op zich. Een Wob van De Telegraaf naar vertrekregelingen van (top)ambtenaren bij de gemeente Amsterdam heeft een half jaar geduurd. De reden? Twee diensten konden niet kiezen wie verantwoordelijk was. “Het was gewoon rommelig”, zei burgemeester Femke Halsema.
Wob-expert Vleugels zelf heeft in de afgelopen 30 jaar een tiental zaken gehad die 7 à 9 jaar liepen. Volgens Tom Kunzler van Open State Foundation, een stichting die data van de overheid transparant wil maken voor iedereen, heeft het vooral te maken met een ‘slechte informatiehuishouding’. “Nederland was vrij snel met de digitalisering. Elke overheid heeft zijn eigen systeem mogen kiezen zonder al te veel coördinatie.” Dat maakt het lastig om documenten te vinden. “Elke overheid is zelf het wiel aan het uitvinden”, constateert Kunzler.
Door deze rommeligheid wordt het opzoeken van documenten ook duur. Volgens Kunzler gemiddeld per ministerie ongeveer 1,5 miljoen euro per jaar voor het beantwoorden van Wob-verzoeken. Dat zit dan vooral in salarissen voor personeel dat deze verzoeken moet afhandelen. In Nederland kost het afhandelen van een Wob-verzoek relatief veel in vergelijking met bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk.
INTERACTIEF: grafiek3
Wellicht afschrikken
Soms gebeurt het ook dat de overheid obstructie pleegt. Vorig jaar kreeg freelance journalist Koen Marée per ongeluk een stuk interne communicatie mee als antwoord op zijn Wob-verzoek. Een ambtenaar schreef over Koen: “Als we hem aangeven dat hij wellicht paar honderden euro kwijt is voor het kopiëren van documenten … het schrikt wellicht af.”
De instantie waarbij ik mijn wob-verzoek indiende, stuurde per ongeluk de interne communicatie mee in haar antwoord ?. Het ‘dat schrikt wellicht af’ is wel typerend. In ieder geval geen gebrek aan transparantie! #wob #journalistiek pic.twitter.com/NrSNmMqX50
— Koen Marée (@KoenMaree) September 27, 2018
Op Twitter heeft dit verschijnsel zelfs een eigen hashtag: #WOBstructie. Burgerjournalist Mooijekind maakte dit mee toen hij en drie andere mensen om een rapport over aanbestedingen bij de ICT-afdeling van de gemeente Haarlem vroegen. Via de rechter wilde Mooijekind en Co publicatie afdwingen. “Nadat één van de rechtszaken werd gewonnen, heeft de gemeente in plaats van te publiceren het rapport gewoon geheim verklaard." Er stond namelijk een integriteitschending in het rapport: een ambtenaar had via zijn eigen bedrijf aan de afdeling iPads ter waarde van 10.000 euro geleverd. “Dat hebben ze geprobeerd weg te moffelen”, zegt Mooijekind. Uiteindelijk besloot een rechter dat het rapport toch openbaar moest. Hoe lang duurde dit allemaal? Bijna 2 jaar.
Kunzler herkent dit, vanuit een andere hoek, ook uit eigen ervaring. Vooral kleinere gemeenten weten soms niet wat ze van een Wob-verzoek moeten denken: “De grote gemeenten zijn vaak welwillend om je bij Wob-verzoeken te helpen, maar een gemeente vindt het vaak spannend en moeilijk. Je wordt wel vaak geconfronteerd met wantrouwen, wat voor kwaad heb je in de zin met deze informatie? Heel soms worden we zelfs actief tegengewerkt door een overheid die geen zin heeft in ons Wob-verzoek”, zegt Kunzler.
Nieuw begin?
Zoals we in een vorig artikel hebben geschreven, komt er een nieuwe wet voor openbaarheid, de Wet Open Overheid (WOO). Die is al sinds 2012 onderweg. Hoe lost de WOO de bovenstaande problemen op?
Eén van de stappen in de goede richting is dat de wettelijke termijn van acht weken iets korter wordt, namelijk zes weken. De WOO komt daarnaast ook met een verbeterplan voor informatiehuishouding. Omdat bepaalde documenten voortaan actief gepubliceerd moeten gaan worden, zoals agenda’s, klachten, post, vergaderstukken en ontwerpen van wetten, moeten ambtenaren al bij het aanmaken van documenten over publicatie nadenken. Op dit moment publiceren gemeenten, provincies en waterschappen slechts 10 procent van documenten die straks onder WOO wel openbaar moeten komen.
Maar er zijn ook gemiste kansen. Kunzler en Vleugels hebben allebei bezwaar tegen het ontbreken van een onafhankelijke instantie, een soort openbaarheids-ombudsman, die toezicht houdt. “Er komt wel een adviescollege dat gaat toezien op naleving van de wet. Maar dat is een zwakker instrument”, zegt Kunzler. Daarnaast zouden ze allebei een register van overheidsdocumenten willen zien, waar de overheid in aangeeft welke documenten beschikbaar zijn. Dat gebeurt bijvoorbeeld wel in Noorwegen, maar niet in Nederland.
Het volledig invoeren van de WOO gaat in ieder geval nog een paar jaar duren. Tot die tijd moeten we ‘Wobben’ met de wetten die we hebben.
En Chris Bakker van het Dagblad van het Noorden en zijn 5 maanden oude verzoek? Die kreeg gisteren nog een mysterieuze boodschap van de overheid: “Uw Wob-verzoek heeft bij ons een hoge prioriteit. We moeten nog een aantal dingen uitzoeken, maar ik kan niet zeggen wat. U hoort van ons."
Illustraties door Tijmen Snelderwaard
Headerfoto: Ralph Mooijekind door Moussa Aynan
https://pointer.kro-ncrv.nl/een-overheidsdocument-aangevraagd-daar-moet-je-soms-jaren-op-wachten
